Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Aydınlatma Metninin Amacı ve Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Mentor Group Danışmanlık Ltd. Şti. (“Mentor Group” veya “Şirket”) olarak; internet sitemizi ziyaret eden, iletişim formu dolduran, İlk Değerlendirme Randevusu talep eden, danışmanlık hizmetlerimiz hakkında bilgi alan, belge paylaşan, ödeme yapan veya tarafımızla elektronik ortamda iletişim kuran kişilere ait kişisel verileri veri sorumlusu sıfatıyla işlemekteyiz.

Bu Aydınlatma Metni; yatırım danışmanlığı, yatırım teşvik danışmanlığı, Türkiye’ye yatırım ve şirket kuruluşu süreçleri, yatırım yeri/ruhsat/lisans koordinasyonu, çalışma izni, oturum, vatandaşlık süreçlerinde partner koordinasyonu, Initial Advisory / İlk Değerlendirme Randevusu, iletişim, ödeme, toplantı planlama, belge inceleme ve bilgi güvenliği süreçlerinde işlenen kişisel verilere ilişkindir.

2. Veri Sorumlusu

Veri Sorumlusu: Mentor Group Danışmanlık Ltd. Şti.
E-posta: info@mentorgroup.com.tr
Adres: Mahall Ankara, Dumlupınar Blv. No:274, 06530 Çankaya/Ankara

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Mentor Group tarafından aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, unvan, şirket içindeki görev, temsil yetkisi, vatandaşlık/ülke bilgisi, gerekli hallerde pasaport veya kimlik belgesi bilgileri.
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası, WhatsApp bilgisi, adres, ülke, tercih edilen iletişim dili.
• Şirket ve Yatırım Bilgileri: Şirket adı, şirket ülkesi, faaliyet alanı, sektör, yatırım konusu, yatırım bütçesi aralığı, yatırım yeri, yatırım zaman planı, mevcut şirket yapısı, Türkiye’de mevcut şirket bulunup bulunmadığı, yatırım teşvik veya resmi başvuru geçmişi.
• Başvuru ve Talep Bilgileri: İletişim formlarında, İlk Değerlendirme Randevusu formunda veya e-posta/mesaj yoluyla iletilen açıklamalar, ihtiyaçlar, sorular, danışmanlık beklentileri ve dosya kapsamı.
• Belge ve Dosya Bilgileri: Kullanıcı tarafından gönüllü olarak yüklenen veya paylaşılan şirket evrakları, ticaret sicil belgeleri, yatırım dokümanları, fizibilite bilgileri, makine/teçhizat listeleri, finansal tablolar, izin/ruhsat belgeleri, resmi başvuru dokümanları ve benzeri belgeler.
• Finansal ve Ödeme Bilgileri: Ödeme durumu, işlem referans numarası, fatura bilgileri, hizmet bedeli, ödeme tarihi. Kart bilgileriniz Mentor Group tarafından saklanmaz; ödeme işlemleri Stripe gibi yetkili ödeme hizmet sağlayıcıları üzerinden yürütülür.
• Toplantı ve Randevu Bilgileri: Randevu tarihi, saat bilgisi, Google Calendar/Google Meet bağlantıları, toplantı dili, toplantı notları, görüşme sonrası takip kayıtları.
• İşlem Güvenliği ve Teknik Veriler: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, işlem kayıtları, form gönderim zamanı, çerez kayıtları, güvenlik logları, onay kayıtları.
• Yapay Cihan Destekli İşlem Bilgileri: İlk Değerlendirme formu kapsamında paylaşılan bilgilerin hizmet içi hazırlık amacıyla sınıflandırılması, özetlenmesi, ön gündem oluşturulması ve danışmanlık ekibine iç değerlendirme notu hazırlanması.
• Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Mentor Group kural olarak özel nitelikli kişisel veri talep etmez. Ancak oturum, çalışma izni, vatandaşlık veya benzeri süreçler kapsamında kullanıcı tarafından gönüllü olarak özel nitelikli veri içeren belge paylaşılması halinde, bu veriler yalnızca ilgili süreç için gerekli olduğu ölçüde ve yasal şartlara uygun olarak işlenir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• İletişim taleplerinin alınması ve yanıtlanması
• Hizmet talebinizin anlaşılması ve uygun danışmanlık alanına yönlendirilmesi
• İlk Değerlendirme Randevusu öncesinde dosya kapsamının incelenmesi
• Yatırım, teşvik, şirket kuruluşu, yatırım yeri, ruhsat, lisans, oturum, çalışma izni ve uyum süreçleri hakkında ön değerlendirme yapılması
• Randevu, ödeme, fatura ve toplantı organizasyonlarının yürütülmesi
• Google Meet / Google Calendar üzerinden toplantı planlanması
• Stripe veya benzeri ödeme altyapıları üzerinden ödeme sürecinin yürütülmesi
• Hizmet tekliflerinin hazırlanması
• Kayıtlı hukuk, mali müşavirlik, muhasebe, vergi, finans ve diğer uzman partnerlerle yetkiniz dahilinde süreç koordinasyonu sağlanması
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Bilgi güvenliği, sistem güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi
• Talep, şikayet, uyuşmazlık ve denetim süreçlerinin yönetilmesi
• Hizmet kalitesinin artırılması
• Açık rızanız bulunması halinde bilgilendirme, duyuru ve pazarlama iletişimlerinin yapılması

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz aşağıdaki yollarla toplanabilir:

• İnternet sitesi formları
• İlk Değerlendirme Randevusu başvuru formu
• E-posta, telefon, WhatsApp veya benzeri iletişim kanalları
• Stripe ödeme sayfası ve API entegrasyonları
• Google Calendar ve Google Meet entegrasyonları
• Belge yükleme alanları
• Çerezler ve teknik log kayıtları
• Toplantılar ve yazılı görüşmeler
• Gerekli hallerde kamuya açık kaynaklar veya yetkilendirdiğiniz üçüncü kişiler

6. Kişisel Verilerin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Mentor Group’un meşru menfaatleri
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Açık rızanızın bulunması

7. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Kişiler ve Aktarım Amaçları

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarıyla sınırlı olmak üzere aşağıdaki kişi ve kurumlarla paylaşılabilir:

• Mentor Group çalışanları ve yetkili danışmanları
• Kayıtlı hukuk, mali müşavirlik, muhasebe, vergi, finans ve diğer uzman partnerler
• Ödeme hizmet sağlayıcıları, özellikle Stripe
• Google Workspace, Google Calendar, Google Meet, Gmail ve Google Cloud/Firebase gibi altyapı sağlayıcıları
• E-posta, barındırma, güvenlik, yedekleme ve teknik destek hizmet sağlayıcıları
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları
• Bankalar, finansal kuruluşlar ve ödeme aracılık hizmetleri
• Denetim, muhasebe ve hukuki danışmanlık hizmeti alınan yetkili kişi ve kuruluşlar

Mentor Group, hiçbir şekilde kişisel verilerinizi üçüncü kişilere satmaz.

8. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı

Web sitesi altyapısı, bulut servisleri, e-posta, takvim, video toplantı, ödeme ve güvenlik hizmetleri kapsamında Google, Firebase, Stripe ve benzeri yurt dışı merkezli hizmet sağlayıcılarından yararlanılabilir.

Bu nedenle kişisel verileriniz, hizmetin niteliğine bağlı olarak yurt dışındaki sunuculara veya hizmet sağlayıcılara aktarılabilir. Bu aktarımlar KVKK’nın 9. maddesi ve ilgili ikincil mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak; gerekli hallerde açık rızanız, uygun güvenceler, standart sözleşmeler veya kanunda öngörülen diğer aktarım mekanizmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.

9. Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, saklama ve ispat süreleri dikkate alınarak saklanır.

Genel olarak:

• İletişim ve ön başvuru kayıtları makul takip süresi boyunca
• Danışmanlık ve randevu kayıtları hizmet ilişkisi ve olası uyuşmazlık süreleri boyunca
• Fatura, ödeme ve muhasebe kayıtları vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süre boyunca
• Teknik log ve güvenlik kayıtları bilgi güvenliği gereklilikleriyle sınırlı süre boyunca
• Açık rızaya dayalı pazarlama kayıtları rıza geri alınana kadar

saklanabilir. Saklama süresi sona eren veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. Yapay Zeka Destekli İç Değerlendirme Süreçleri

İlk Değerlendirme Randevusu öncesinde paylaştığınız bilgiler, toplantının daha verimli yürütülmesi amacıyla yapay zeka destekli araçlar yardımıyla özetlenebilir, konu başlıklarına ayrılabilir ve iç değerlendirme notuna dönüştürülebilir.

Bu işlem yalnızca ön hazırlık ve danışmanlık sürecinin planlanması amacıyla yapılır. Yapay zeka çıktıları nihai hukuki, mali, vergisel, vatandaşlık veya teşvik uygunluğu kararı niteliği taşımaz. Nihai değerlendirme ilgili uzmanlar tarafından yapılır.

11. İlgili Kişinin KVKK Kapsamındaki Hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışındaki aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verileriniz eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

12. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi aşağıdaki kanallardan Mentor Group’a iletebilirsiniz:

E-posta: info@mentorgroup.com.tr
Adres: Mahall Ankara, Dumlupınar Blv. No:274, 06530 Çankaya/Ankara

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Talebin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

13. Güncelleme

Mentor Group, işbu Aydınlatma Metni’ni mevzuat değişiklikleri, hizmet süreçleri, kullanılan teknoloji altyapısı veya veri işleme faaliyetlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel metin internet sitesi üzerinden yayımlanır.